Manual de Sobrevivencia das Associações em Portugal

# Assembleias Gerais

AVISO

Este manual ainda está em desenvolvimento e como tal, não recomendamos ainda o seu uso. Caso deseje ajudar, veja como contribuir.

Ao contrário das empresas, nas associações não é a direção que a controla mas sim todos os seus associados. E é essa a voz que as Assembleias Gerais (AGs) representam - a vontade coletiva de todos os seus membros.

A lei obriga a toda uma série de protocolos sobre o que fazer nas assembleias gerais para garantir que todos podem ser ouvidos e que as decisões resultam de opiniões livres e informadas.

No entanto, como muita coisa na lei, o efeito por vezes é o contrário ao esperado (o tal "blowback") e é o que acontece exatamente nas AGs. Como têm um conjunto de regras demasiado rígidas acabam por ser pouco convidativas e o que acontece na prática é que, na maior parte dos casos, aparecem sempre os mesmos gatos pingados nas assembleias.

DICA

Para combater isso, no final deste documento temos uma série de estratégias

# Antes da Assembleia Geral

Há dois tipos de AGs:

  • Ordinárias - acontecem pelo menos uma vez por ano e servem para fazer uma série de burocracias como aprovar o balanço e relatório de atividades.

  • Extraordinárias - convocadas em situações excecionais

# Quando é que se convoca uma AG?

Convoca-se uma assembleia geral nestas circunstâncias:

  • Anualmente (obrigatório) - para aprovar o balanço e o relatório de atividades ([artigo 173.o, n.o 1, do

CC](https://dre.pt/web/guest/legislacao-consolidada/-/lc/123928118/201912131603/73747279/diploma/indice))

  • pelo menos 1/5 dos sócios exigem uma AG
  • já tiver passado um ano desde a última - qualquer sócio a pode exigir
  • direção exigir
  • outra regra establecida nos estatutos podem outros casos (não se aplica a nós)

# Como é que se convoca uma AG?

NOTA

Caso não esteja definido nos estatutos, a convocação tem de ser enviada com 8 dias de antecedência.

Elementos a incluir:

  • dia, data e local
  • tipo da assembleia - ser é extraordinária ou ordinária
  • ordem de trabalhos - têm que ser itens específicos
  • documentos de apoio (opcional) - ex: se vão aprovar o relatório de contas então este deve ser enviado juntamente com a convocatória

# Convocar uma Assembleia Geral Ordinária

É obrigatória a realização de uma assembleia geral anual para aprovação do balanço (relatório e contas)

-- artigo 173.o, n.o 1, do CC (opens new window)

# Convocar uma Assembleia Geral Extraordinária

Outras reuniões extraordinárias podem ser convocadas por um grupo de sócios com número igual à quinta parte do total de associados. Porém, os estatutos podem definir um número menor que esse.

  • A reunião da Assembleia-Geral deve ser marcada e anunciada com pelo menos 8 dias de antecedência

  • Q: É mesmo preciso notificar para a assembleia geral por carta? A:

  • Q: Quem pode participar nas AGs?

Good to know: Na Assembleia-Geral podem participar todos os sócios, a não ser que os estatutos definam excepções.

# Motivos de convocação

  • mesa geral convoca assembleia anual (obrigatório)
  • por algum órgão específico se definido nos estatutos q isso é possivel e em q circunstancias
  • pelo menos 1/5 dos sócios exigem uma AG Extraordinária
  • qualquer sócio pode exigir, caso ja tenha passado o prazo esperado para a AG anual.
  • estatutos podem outros casos (não se aplica a nós)

# O que é que se vai decidir?

A ordem de trabalhos deve ser anunciada quando a convocação é feita. Em geral na assembleia pode-se de decidir sobre qualquer matéria. Mas é da sua comptência em particular:

  1. Destituição dos titulares dos órgãos da associação;
  2. Aprovação do balanço;
  3. Alteração dos estatutos;
  4. Extinção da associação;
  5. Autorização para esta demandar os administradores por factos praticados no exercício do cargo (cf. artigo 172.o, n.o 2).

# Podem ser online! (se definirmos nos estatutos)

Pode justificar-se, também à semelhança do regime introduzido no CSC, a autorização estatutária de assembleias gerais "virtuais", que dispensem a presença física dos associados, que nelas poderão participar através de vídeo-conferência, conferência telefónica ou de meios telemáticos equivalentes 135

# Início da AG

# Durante a AG | Ordem de trabalhos

O que fazer no decorrer da assembleia

# Registo em Acta

As decisões tomadas na reunião têm de ficar registadas num Livro de Actas. Este documento pode ser constituído por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pelos representantes do órgão a que pertence. Cada um dos órgãos deve ter um Livro de Actas próprio e por cada reunião deve ser elaborada uma acta. O Livro de Actas deve respeitar um termo de abertura e tem de ser apresentado num Serviço de Finanças a fim de ser pago o respectivo imposto de selo.

As atas devem depois ser apresentadas num servico de finanças para ser pago o respetivo impost de selo (FAQ pergunta 24 (opens new window)) ???

# Conflito de interesses em Votações

consagra-se o impedimento de voto nas situações em que haja conflito de interesses entre a associação e o associado, seu cônjuge, ascendentes ou descendentes (CC. artigo 176 (opens new window)). (Fonte)

# Encerramento da AG

# Após assembleia geral

Há varios pontos da ordem de trabalhos que requerem trabalho burocrárico extra, por exemplo, para alterar os órgãos estatuários.

# Eleição / Alteração de membros da direção

Comunicar altaração de membros da direção:

Entidade Prazo (desde AG) O que fazer
Finanças 15 dias (Art.º 32º nº 2 do CIVA, art.º 112 nº 2 do CIRS e art.º 118º nº 5 alínea a) (opens new window)) alterar membros da direção no portal das finanças
Banco atualizar quem movimenta a conta
Beneficiário Efetivo (opens new window) 30 dias (art. 14 da Lei n.º 89/2017 (opens new window)) alterar membros da direção
Segurança Social 10 dias uteis (fonte - pag 5 (opens new window)) registo de alteração dos MOEs

# Primeira Assembleia Geral

A primeira assembleia geral após a constituição da associação

Na primeira Assembleia não poderá tomar decisões sem que metade dos seus membros esteja presente

# Eleição dos Elementos dos Órgãos

Nesta assembleia devem também eleger-se os membros de cada um dos órgãos da associação. As associações são compostas por três órgãos: Assembleia-Geral, Administração, Conselho Fiscal.

# Assbleia Geral

A Assembleia-Geral é dirigida por uma Mesa, com três elementos eleitos (um presidente, um vogal e um secretário), que tem como funções a destituição dos titulares de todos os órgãos da associação, a aprovação do plano de actividades, dos estatutos e dos balanços e a extinção da associação.

# Administração

Já a Administração é constituída por três pessoas (um presidente, um secretário e um tesoureiro) e é responsável pela direcção e gestão da associação.

# Conselho Fiscal

O Conselho Fiscal, também com um mínimo de três sócios (um presidente, um secretário e um redactor), faz essencialmente o controlo das contas da associação.

# Créditos

Muitos destes textos foram retirados do site da câmara do porto (opens new window).

# Condução da Assembleia Geral

A condução das assembleias gerais é feita pelo órgão designado "mesa da Assembleia".

Este órgão não é legamente obrigado a existir, mas é recomendado na prática

# Presidente da Mesa da Assembleia

Compte-lhe dirigir a assembleia

# Secretários(as)

# Como fazer uma boa Assembleia Geral?

# Dicas

  • Fazer AG a seguir a um outro evento em que se sabe que vários membros vão estar presentes. Assim, aproveita-se a oportunidade de alguns dos membros já estarem juntos e permite-se se apareçam uns quantos que não iriam à AG se fosse implicasse uma deslocação só para esse assunto.

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