Manual de Sobrevivencia das Associações em Portugal

# Contabilidade

AVISO

Este manual ainda está em desenvolvimento e como tal, não recomendamos ainda o seu uso. Caso deseje ajudar, veja como contribuir.

As associações podem optar por dois métodos de contabilidade:

  • contabilidade organizada - Obrigatório se movimentar > 150.000 € / ano. Neste caso, a associação contrata um(a) contabilista para tratar da contabilidade.

  • contabilidade simplificada - A contabilidade organizada é dispensada para ONGs que movimentem < 150.000 € / ano (art. 10.º n.º 2 do DL 98/2015, e art. 124.º n.º 3 do CIRC). Estas entidades devem aplicar o Regime de Caixa (art. 10.º n.º 4 do Decreto-Lei n.º 98/2015) regime mais simples de contabilidade. É a própria associação a tratar das suas contas. TO DO: contabilidade simplificada e regime de caixa são a mesma coisa?

A certificação legal de contas só é obrigatória quando já se movimentam milhões de euros (vide 262.º do Código das Sociedades Comerciais).

Segue-se a Norma Contabilística e de Relato Financeiro para as Entidades do Setor Não Lucrativo (NCRF-ESNL) constante do Aviso n.º 8259/2015, de 29 de julho (nota: a anterior, do Aviso n.º 6726-B/2011, foi revogada).

# To Read

# Tesoureiro

É a pessoa responsável pelas transações financeiras da associação.

Responsabilidades:

  • fazer a gestão das quotas
  • pagar as contas
  • examinar gastos
  • manter em dia os livros de contas
  • manter o blanço de conta (pq os contabilistas não fazem isto por nós)
  • dar informações sobre a posição financeira da organização
  • preparar o relatório e contas a apresentar à Assembleia Geral Ordinária
  • aconselhar quanto ao uso de fundos para fins especiais e sobre as finanças da organização em geral.

O tesoureiro deve apresentar a situação financeira da organização periodicamente. Se o fizer de forma regular, facilita a preparação do relatório de contas anual a apresentar à Assembleia Geral Ordinária. Ao preparar um relatório de receitas e despesas, o tesoureiro deve verificar primeiro todas as receitas pelo livro correspondente e pelos talões de conta bancária, ou os recibos no caso de pagamentos feitos em dinheiro. Deve verificar se os documentos estão todos corretamente numerados, etc. Se a contabilidade for rigorosa, a preparação de um relatório simples não será difícil.

Dicas:

  • o tesoureiro deve ir fazendo as contas progressivamente e não deixar acumular trabalho
  • deve adicionar comentários a cada transação a fim de não se esquecer e para justificar caso haja inspeção das Finanças.

# Contabilidade Simplificada

Modelo mais simples de contabilidade. Não requer nomear Técnico Oficial de Contas (TOC), nem utilizar software de contabilidade certificado. É necessário, contudo passar recibos quando requerido por alguém. (TODO encontrar fonte).

sobre a declaração trimestral de IVA

A associação encontra-se isenta de IVA portanto pelo menos com contabilidade simplificada não parece ser preciso submeter trimestralmente a declaração de que a associação paga 0 € de IVA no portal das finanças pois a declaração de início de atividade é uma prova disso.

-- fonte: questão colocada num balcão finanças

# Prestação de serviços alinhados com missão

Imagine-se que a associação é convidada para fazer um serviço que vai ao encontro da sua missão (tal como definida nos estatos) e cujo valor reverterá na totalidade para a própria.

Então é possível cobrar um valor monetário por essa ação com isenção de IVA nas condições:

  1. As prestações de serviços e as transmissões de bens com elas conexas efectuadas no interesse colectivo dos seus associados por organismos sem finalidade lucrativa, desde que esses organismos prossigam objectivos de natureza política, sindical, religiosa, humanitária, filantrópica, recreativa, desportiva, cultural, cívica ou de representação de interesses económicos e a única contraprestação seja uma quota fixada nos termos dos estatutos;

  2. As transmissões de bens e as prestações de serviços efectuadas por entidades cujas actividades habituais se encontram isentas nos termos dos n.os 2), 6), 7), 8), 9), 10), 12), 13), 14) e 19) deste artigo, aquando de manifestações ocasionais destinadas à angariação de fundos em seu proveito exclusivo, desde que esta isenção não provoque distorções de concorrência; -- artigo 9º. do Código do IVA (opens new window)

requisito extra por confirmar

Adicionalmente para ser isento de IVA tem de ter um valor menor que 7500€. [procurar fonte no código do IVA]

Claro que depois é necessário declara essa atividade no Modelo 22.

# Reembolso do IVA por produtos comprados

Se a associação estiver enquadrada no regime de insenção de IVA (artigo 53. codigo IVA (opens new window)), então não pode ser reembolsado do IVA pago nos produtos e serviços contratados.

Poderá valer a pena passar a regime normal de IVA para receber este reembolso.

# Livros

# Livro de caixa

No livro de caixa é registado tudo o que é pago ou recebido por caixa. A informática facili- ta bastante este procedimento porque em excel pode ser criada uma folha para cada mês do ano, onde se faz o registo das entradas e das saídas. Estes registos devem ser sem- pre acompanhados por um recibo ou factura/recibo que comprova a despesa. Todos os documentos devem ser guardados em pastas devidamente organizados por meses, não devem apenas ser registados. Há também quem acompanhe os documentos (facturas/recibos, recibo, ou outros) com uma folha de pagamento/recebimento onde identifica e caracteriza a operação. O livro de caixa deve ser mantido em dia, a fim de permitir conhecer em qualquer momen- to a posição financeira da organização

-- Guia Prático para Associações sem Fins Lucrativos (opens new window)

# Livro de bancos

Existem livros de bancos, tal como os de caixa, à venda já preparados para o efeito, no entanto também podem ser criados em ficheiros de excel, construindo um para cada conta com várias folhas consoante o mês do ano.
Este registo deve sempre ser acompanhado por documento justificativo. No caso de ser efectuado um depósito (entrada de dinheiro para a associação), toda a infor- mação referente ao mesmo deverá ser anexada na pasta adequada, o talão de depósito com o número correspondente ao da folha de banco, a cópia de cheque (caso tenha sido pagamento por cheque) e a cópia do documento emitido pela asso- ciação (recibo ou outro documento comprovativo do recebimento).

Se se tratar de um levantamento (saída de dinheiro da conta da associação) a infor- mação resultante do mesmo deverá ser anexada com o número correspondente ao da folha de banco, emitida uma nota de despesa e documento comprovativo da despesa (factura e respectivo recibo ou documento equivalente). Quando se trata de uma transferência bancária, o banco envia um talão a avisar que entrou ou que saiu dinheiro conforme se trate de um recebimento ou de um pagamento. O talão de aviso do banco deve ser arquivado na respectiva pasta e posteriormente registado na folha do banco como entrada ou saída. O número que lhe foi atribuído na folha do banco deve constar no documento. Em anexo deve ser colocada uma folha de pagamentos/recebimentos interna da associação a identi- ficar a operação.

De vez em quando, a caixa deve ser conferida para que se verifique se o valor da sua folha corresponde ao valor físico existente. Para se obter o valor dos bancos, basta somar os saldos das várias contas pelos extractos e compará- -los com os das folhas do banco. Por vezes, podem existir diferenças que resultem, por exemplo, de despesas que o banco cobra para realizar algumas operações. Pode também acontecer que algum cheque que já foi entregue para pagamento ainda não tenha sido descontado. Portanto, há que ter atenção e periodicamente fazer uma comparação entre o extracto bancário e a folha de banco correspondente.

-- Guia Prático para Associações sem Fins Lucrativos (opens new window)

# Ficheiro de Correspondência

Ficheiro de correspondência entre livro de bancos e livro de caixa.

# Calculo do Balanço

O balanço é obtido deduzindo as despesas das receitas; a quantia resultante deve ser comparada com o dinheiro disponível na conta bancária e com as quantias existentes em dinheiro, de forma o mais simplista possível. Depois de analisado e aprovado em Assembleia Geral, o relatório de contas será acrescentado ao relatório anual de actividades, juntamente com a lista de quem o assina.

# Emissão de faturas

Em regime simplificado não é necessária a emissão de faturas com software certificado. Basta dar um comprovativo do pagamento quando a pessoa que fez uma transação para a associação o pede.

EXEMPLO (passar recibos) (TODO melhorar exemplo e comparar)

A empresa X faz uma doação de Y € para a associação Z. Então a associação Z produz uma carta com as seguintes indicações e que depois envia para a morada de quem doou:

  • nome da organização
  • texto a dizer q a empresa X deu Y € (descrever donativos e dar a informação toda possível)
  • data
  • assinatura da(o) representante
  • carimbo

# Documentos a entregar

Descrição Prazo / Periodicidade Documento a preencher Fonte
Declaração periódica de rendimentos Anualmente até final de Maio Modelo 22 do IRC (opens new window) Artigo 120.º do IRC (opens new window)

# Modelo 22

# Contabilidade Organizada

No caso da organização ter contabilidade organizada, esta deve ser da responsabilidade de um especialista que pode ou não per- tencer à associação

Quando a associação dispõe de contabilidade organizada, periodicamente deve enviar os documentos devidamente organizados numa pasta para o TOC (Técnico Oficial de Contas) classificar e apurar os impostos.

Será prudente garantir que qualquer gasto elevado ou não habitual seja convenientemente autorizado e registado em acta, para deste modo precaver problemas futuros.

-- Guia Prático para Associações sem Fins Lucrativos (opens new window)

# Pagar salários

Quando a associação contrata alguém (pessoa administrativa, em particular) tem que receber vencimento declarado (obviamente) deverá ser obrigatório fazer seguro de trabalho e efetuar descontos para a segurança social.

Convém ser uma empresa de contabilidade a fazer o processamento de salários, mas quem faz o pagamento são os sócios que a associação obriga (administração).

# Emissão de faturas

Toda e qualquer saida de dinheiro tem de ser registada numa fatura, mas uma só pode agregar várias saidas de dinheiro (ex: vendas durante um vento somam 300€ então depois imitimos uma fatura para cliente indiferenciado e guardamos na pasta da contabilidade)

# Documentos a entregar

A lista de documentos que devemos estar atentos para entregar atempadamente.

TODO: Ler mais http://contabilistas.info/index.php?topic=29606.0

  • Declaração de inscrição, alterações ou cessação - artigos 118.º e 119.º do CIRC
  • Declaração periódica de rendimentos - artigos 120.º do CIRC
  • Declaração anual de informação contabilística e fiscal - artigo 121.º. do CIRC

# FAQ Contabilidade

# Q: presidente / Tesoureiro de uma associação pode ser o seu TOC?

A: Não. Ver aqui (opens new window).

# Q: É necessário a associação passar faturas?

A: Não. As quotizações ao abrigo do nº 20 do artº 29, não é obrigatorio emitir faturas, podendo ser cumprido a obrigação de emitir um documento de quitação atraves de outros documentos. O mais comum, o recibo. (fonte (opens new window)

# Q: A associação paga IRC / IVA?

A: Não, para praticamente tudo. De acordo com a alínea b) e c) do nº1 do artigo 10º do CIRC, podem beneficiar da isenção de IRC “as instituições particulares de solidariedade social, bem como as pessoas coletivas àquelas legalmente equiparadas”

artigo 9º As associações estão isentas de IVA se o volume de negócios anual for inferior a 10.000€ (TODO verificar)

# Q: Cuidados devemos ter com transações com dinheiro

A: Transações com dinheiro vivo nunca devem exceder 1000€ quer para receber como para enviar.

# Q: Como é que o tesoureiro articula as suas contas com o/a contabilista?

A: Não se articula. O tesoureiro produz os seus próprios dados de contas e envia-os periodicamente para o contabilista que depois faz a sua gestão própria.

# Q: Quando podem as finanças inspecionar?

A: podem inspecionar em qualquer altura

  • vão encontrar sempre alguma gralha (é humanamente impossivel não fazer erros) - o importante é minimizá-los
  • convem as contas estarem sempre em dia

DICA

É recomendado ter sempre todos os documentos impressos para caso haja uma inspeção pois pode calhar um(a) inspetor(a) que nao saiba bem mexer num computador.

Organizar uma "pasta" por cada mês com os seguintes registos:

  • todas as faturas/recibos emitidos
  • pagamentos bancários (com o papel da transferência)

# Q: Queremos cobrar por eventos, como fazer?

ver Prestação de serviços

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